Gérer un hôtel n’a rien d’anodin. Soumis à de nombreuses obligations spécifiques, un établissement hôtelier doit répondre à différents impératifs, et ce à tous les niveaux. Satisfaire la clientèle, assurer de bonnes conditions de travail au personnel de l’établissement, être en conformité avec les dispositions règlementaires… sont autant de points à prendre en considération pour réussir dans cette direction. Explications.
Les éléments incontournables d’une bonne gestion d’hôtel
La bonne gestion d’un hôtel passe par différents éléments fondamentaux. Pour assurer son fonctionnement, un établissement hôtelier se fonde sur le personnel qu’il emploie. Il est donc essentiel d’assurer un bon traitement en matière de ressources humaines pour maintenir une organisation satisfaisante.
Autre élément indispensable : la clientèle, sans laquelle un hôtel ne peut pas fonctionner. Il est donc recommandé de mettre en place un service client sérieux et efficace pour répondre aux demandes et obtenir la pleine satisfaction des clients, et ce dès la première prise de contact. Pour ce faire, une bonne gestion hôtelière passe par une automatisation des processus vis-à-vis de la clientèle. En complément, la communication et le marketing assoient cette politique client à travers différentes actions permettant à l’établissement de devenir attractif. Enfin, dernier élément, et non des moindres, bien gérer la comptabilité d’un hôtel est essentiel.
La gestion optimale d’un hôtel passe par les différents services qui le composent. Suivant la nature de votre établissement, ils peuvent être particulièrement significatifs. Parmi les principaux services, figurent le service des réservations et de l’enregistrement des arrivées et départs, ainsi que le service de nettoyage, la restauration et le room-service. Y sont également associés la comptabilité qui gère toutes les opérations financières, souvent assistée par un expert comptable hotel, les ressources humaines, le service commercial et marketing, l’ingénierie et l’entretien, les achats et la sécurité.
Au-delà des éléments fondamentaux, la gestion hôtelière passe par une bonne gestion du temps. Ce temps si précieux permet, en effet, de mieux s’organiser et assurer un meilleur suivi des points les plus importants. Y figurent notamment le suivi des flux de clients, les disponibilités du personnel et l’organisation des tâches intrinsèques à son fonctionnement.
Gestion d’un hôtel : les axes d’une bonne rentabilité
Bien gérer un hôtel permet également d’optimiser sa rentabilité et sa productivité. Pour ce faire, il existe différents logiciels permettant de faciliter cette démarche. De plus, différentes actions sont recommandées pour parvenir à cet objectif.
En termes de communication, privilégiez un canal vous permettant de discuter directement avec le personnel afin de prendre plus rapidement connaissance et traiter les demandes et problématiques des clients. Ce faisant, vous gagnez en efficacité, mais aussi en reconnaissance de la clientèle. N’hésitez pas, par ailleurs, à interroger vos clients pour connaitre leurs retours suite à leur séjour dans votre établissement.
Autre élément important, la gestion de votre établissement et les documents administratifs méritent d’être dématérialisés puis sauvegardés sur un autre support de type Cloud afin d’être accessible, quel que soit le lieu où vous vous trouvez. À ce titre, pensez également à opter pour une connexion haut débit pour Internet, afin de ne souffrir d’aucun ralentissement dans votre activité.
Enfin, il est plus que conseillé de sous-traiter certaines tâches très spécifiques que vous ne maîtrisez pas forcément, afin de gagner un temps précieux et assurer une gestion encore plus efficace de votre établissement. À titre d’exemple, un expert-comptable professionnel, comme J.ra, vous accompagnera dans cette gestion au quotidien et vous évitera bien des mauvaises surprises.
Gestion hôtelière : de nombreuses obligations légales
La gestion passe aussi par un ensemble de formalités contractuelles, à commencer par les garanties et assurances spécifiques à cette activité, pour vous prémunir de tous risques, notamment en cas de perte d’exploitation ou de baisse de fréquentation. Il est aussi essentiel d’être en conformité avec les normes de sécurité propres à un établissement hôtelier. En l’occurrence, un hôtel doit veiller à installer différents dispositifs pour limiter les risques d’incendie, assurer la bonne évacuation de ses résidents en cas de sinistres et alerter les services de secours lorsque cela s’avère nécessaire. De la même manière, il se doit de répondre aux règles d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
Sur le plan administratif, un hôtel est tenu d’afficher les prix, et ce à l’extérieur de l’établissement, à proximité de la réception et dans chaque chambre. Il doit également remettre une note d’hôtel à chaque client.
Au niveau fiscal et comptable, tout établissement hôtelier se doit de respecter certaines obligations. Dans la comptabilité hotel, la facturation s’effectue selon une TVA de 7 % pour l’hébergement. Si l’établissement propose également la demi-pension, la note se décompose en trois-quarts du montant à 7 % et le quart restant à 19,6 %. Les autres services proposés sont facturés à 19,6 %. En matière d’investissements, il faut considérer, dans votre gestion au quotidien, les coûts liés au renouvellement nécessaire du mobilier, qui est un poste de dépense particulièrement lourd. De même, la gestion du personnel implique un budget important, qui représente en moyenne entre 20 % et 30 % du chiffre d’affaires. Le bon respect de la convention collective Hôtel Café Restaurant est requis pour rester en conformité avec les dispositions légales.
En résumé, assurer la bonne gestion d’un hôtel implique une bonne connaissance de différents éléments spécifiques à différents niveaux. Sécurité, comptabilité, assurance, gestion du personnel, mais aussi communication, rentabilité, productivité sont autant de points d’attention pour gérer correctement votre établissement.