Le développement d’internet et des nouveaux moyens de communication nous a incités à changer nos modes de vie. Cela vaut aussi bien dans la vie privée que professionnelle. L’une des grandes évolutions de comportement concerne la dématérialisation de nos documents.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents administratifs ?
Depuis des décennies, la gestion des documents des entreprises et services publics se faisait de manière physique, en version papier. Les nouveaux moyens de communication ont permis la dématérialisation progressive des documents administratifs. On entend par là le fait de produire au format numérique des documents qui jusque-là l’étaient en version papier. Les documents dématérialisés ont pour caractéristique d’être générés au moyen d’un logiciel informatique. On parlera par exemple d’ERP pour les factures ou d’un SIRH pour un bulletin de paie.
Dématérialisation et numérisation : quelle différence ?
Dématérialiser consiste à remplacer des documents papiers par des documents numériques. Dématérialisation et numérisation sont fréquemment confondues. La numérisation implique la création de documents numériques à partir de documents papier. Mais contrairement à la dématérialisation, la numérisation ne se fait pas au moyen d’un logiciel, mais d’un scanner. Notons que les documents dématérialisés, c’est-à-dire produits numériquement, ont la force probante d’un document original. En revanche, les documents numérisés ne sont, quant à eux, que des copies qui n’ont pas de valeur légale.
Comment procède-t-on à la dématérialisation des documents administratifs ?
On l’aura compris, dématérialisation et numérisation vont de pair, contribuant à gérer les flux de documents générés par une entreprise. Concrètement, la dématérialisation nécessite l’installation d’un logiciel, de type ERP ou SIRH. Ce sont ces logiciels qui génèrent directement des documents numériques. Ces documents, une fois créés, sont considérés comme des originaux. Notons que pour toujours plus de fiabilité, les documents dématérialisés sont souvent dotés de signatures électroniques. Considéré comme infalsifiable, ce procédé permet d’attribuer avec certitude la constitution d’un document à son créateur. La signature électronique produit des effets similaires à une signature manuscrite.
La dématérialisation des documents administratifs s’inscrit dans un processus de gestion des flux documentaires. La logique présente derrière la dématérialisation est celle de l’allègement de la masse documentaire des entreprises et administrations. Contrairement à la numérisation qui consiste à reproduire un document papier, la dématérialisation produit directement un document numérique. Les deux procédés vont cependant s’inscrire dans une logique globale de restriction des documents papier. Quoi qu’il en soit, il convient, lorsqu’on souhaite dématérialiser ses documents, de bien réfléchir à la méthode voulue.